DECRETO 64.398, DE 24 DE ABRIL DE 1969

(D. O. 28-04-1969)

O Presidente da República, no uso da atribuição que lhe confere o artigo 83, item II, da Constituição, e tendo em vista o disposto no art. 3º da Lei 5.433, de 08/05/68, decreta:

- A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei 5.433, de 8/05/1968, compreende a dos documentos oficiais arquivados no órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive nos da Administração Indireta, da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Territórios e dos Municípios, bem assim as dos documentos particulares de qualquer espécie, de pessoas naturais ou jurídicas, e será regulamentada por este Decreto.

Parágrafo único - Disporá, ainda, o presente Decreto do estabelecimento de normas sobre o manuseio, preservação os filmes resultantes, cópias, traslados certidões extraídas de microfilmes e autenticação desses documentos para que possam produzir efeitos legais em juízo ou fora dele.

- Considera-se oficial para os efeitos deste Decreto todo e qualquer documento arquivado ou em trânsito nos órgãos públicos a que se refere o artigo anterior.

• Do Equipamento de Microfilmagem

- A microfilmagem de documentos será feita em microfilmadora de tipo rotativo ou planetário.

- Para o processamento dos filmes serão usados equipamentos manuais, semi-automáticos ou automáticos, desde que o processo utilizado assegure ao filme seu alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.

Parágrafo único - Compreende-se por processamento de filme os banhos de revelação, de interrupção, fixação e lavagem, e a secagem.

• Dos Filmes

- A microfilmagem de documentos de qualquer espécie será feita sempre em filme negativo de segurança, sem perfuração com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, com suporte de acetato ou poliester.

§ 1º - Poderão ser usados filmes de 16mm, 35mm, 70mm, ou 105mm, desde que sem perfuração.

§ 2º - A escolha da dimensão do filme a ser utilizado será condicionada sempre à apresentação física do documento a ser microfilmado.

- A microfilmagem de documentos será feita em filme negativo sem perfuração, sendo obrigatória a extração de cópia em filme.

- Não poderá ser utilizado filme de 16mm para microfilmagem de documento que contenha fotografia ou gravura.

- A redução máxima permitida para microfilmagem de documentos é a seguinte:

Para filme de 16mm - 40 vezes.

Para filme de 35mm - 36 vezes.

Para filme de 70mm - 19 vezes.

Para filme de 105mm - 12 vezes.

Parágrafo único - Quando se tratar de documento, cujo tamanho ultrapasse o máximo de redução permitida para o tipo de filme usado, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior em cada imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por super-posição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.

• Da Microfilmagem dos Documentos Oficiais

- Na microfilmagem de documentos oficiais, cada série será precedida de imagem de abertura do filme, com os seguintes elementos (modelo nº 1):

I - Nome da organização e data do início da microfilmagem;

II - Número do filme em ordem crescente, codificado, quando necessário;

III - Termo de Abertura do filme contendo nomes e assinaturas do responsável direto pela documentação arquivada e do responsável pelo setor de microfilamagem;

IV - Indicação dos documentos constantes do filme e respectivas datas.

- No final de cada rolo de filme, imediatamente após a reprodução do último documento, será microfilmada imagem de encerramento, com os seguintes elementos (modelo nº 2):

I - Nome da organização e data do término da microfilmagem;

II - Ordem de colocação dos documentos contidos no filme;

III - Indicativo de final do filme;

IV - Termo de encerramento e autenticação.

- Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, serão reproduzidos posteriormente e colocados no filme, mediante termo de correção prévio (modelo nº 3), e emendados na seqüência natural por meio da repartição, na parte inserida, das duas imagens imediatamente anteriores e das duas posteriores ao corte.

- A documentação, em trânsito ou em estudo, poderá, a critério da autoridade competente, ser microfilmada, devendo os filmes resultantes ficar sob a guarda da autoridade requisitante, sendo proibida a destruição dos originais até o recolhimento definitivo para arquivamento.

- Os filmes negativos resultantes de microfilmagem de documentação oficial ficarão obrigatoriamente arquivados na organização detentora do arquivo, vedada a sua cessão sob qualquer pretexto.

- A eliminação de documentos oficiais microfilmados será precedida a lavratura de termo em livro próprio após a revisão e montagem dos filmes e correção das falhas acaso existentes.

- Os documentos oficiais de valor histórico não podem ser eliminados, sendo no entanto permitida a sua transferência para outro local ou repartição, após a microfilmagem, mediante relacionamento.

- A documentação oficial de caráter sigiloso poderá ser microfilmada, a critério da autoridade competente, sem obrigatoriedade de emissão de cópia de filme, regulando-se pelo Decreto 60.417, de 11/03/1967, o manuseio e guarda dos filmes, bem assim a destruição dos originais.

- A validade em juízo ou fora dele de traslados, certidões e cópias, em papel, de documentos oficiais, extraídos de microfilmes, dependerá de autenticação de autoridade detentora do filme negativo (modelo nº 4) mas, em se tratando de cópia em filme, a autenticação dependerá de termo próprio (modelo nº 5).

- É indispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os translados, as certidões e as cópias em papel e em filme.

• Da Microfilmagem de Documentos Particulares

- A microfilmagem de documentos de origem particular, de pessoas naturais ou jurídicas, poderá ser feita, para efeito de arquivamento ou por motivo de segurança, por cartórios ou estabelecimentos particulares habilitados, nos têrmos deste Regulamento.

Parágrafo único - Os estabelecimentos particulares poderão quando houver conveniência, possuir equipamento para microfilmagem da sua própria documentação, desde que observado o disposto neste Regulamento.

- Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, os cartórios e estabelecimentos particulares, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Departamento de Justiça do Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

- A microfilmagem de documentos realizada por cartórios e estabelecimentos particulares que se dedicarem a essa atividade, obedecerá os requisitos contidos nos artigos 9º e 10 deste Decreto.

• Da Autenticação dos Filmes, Traslados, Certidões e Cópias em Papel de Documentos Particulares

- Os Traslados e as cópias em papel e em filme de documentos particular, microfilmado, para produzirem efeitos legais, em Juízo ou fora dele, terão que ser assinados pelo responsável da organização ou estabelecimento detentor do filme negativo, e obrigatoriamente autenticados em Cartório.

§ 1º - A autenticação a que se refere este artigo far-se-á por meio de carimbo aposto em cada folha (modelo nº 6), ou mediante termo próprio quando em filme (modelo nº 7).

§ 2º - Somente os Cartórios que satisfazerem os requisitos especificados no art. 20 poderão fazer a autenticação supramencionada.

• Disposições Gerais

- Quando houver conveniência de aproveitamento de filme negativo, na operação de microfilmagem de uma seqüência, ou não, de documentos, poderão ser feitas emendas, repetindo-se nas partes a serem emendadas, precedida de termo de aditamento (modelo nº 8), as duas imagens imediatamente anteriores àquelas.

- Os microfilmes e cópias em filme, produzidas no exterior somente terão validade em juízo ou fora dele quando:

a) autenticadas por autoridades estrangeiras competente;

b) tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

c) forem acompanhadas de tradução oficial.

- Os microfilmes negativos e as cópias em filme de documentos sujeitos à fiscalização ou necessários à prestação de contas serão mantidos em rolos, por prazo igual ao exigido em lei para os respectivos originais.

- Par confecção de cópia em filme, poderá ser utilizado filme dos tipos diazóico, térmico ou outros que ofereçam igual segurança.

- A cópia em papel poderá ser produzida pelo sistema fotográfico tradicional, por aparelho leitor-copiador, processo eletrostático ou outros que lhe assegurem reprodução fiel e durabilidade.

- Os cartórios e estabelecimentos particulares que se dedicarem à microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão obrigatoriamente um certificado de garantia do serviço executado (modelo nº 9).

- Não terá valor probante em juízo, ou fora dele, o microfilme, traslado, certidão, cópia em papel e em filme que não estejam conforme o disposto neste Regulamento.

- O cartórios e estabelecimentos particulares que, na data da entrada em vigor deste Regulamento, estiverem executando serviço de microfilmagem para terceiros, deverão adaptar-se às normas nele previstas, no prazo de 180 (cento e oitenta) dias.

- As infrações às normas deste Regulamento, por parte dos Cartórios e estabelecimentos particulares serão sancionadas, atenta a gravidade, com pena de multa de duas a cem vezes o valor do maior salário mínimo vigente no País na data de sua imposição, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágrafo único - No caso de reincidência, será cassado definitivamente o registro para microfilmar documento.

- Em se tratando de órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive dos órgãos de administração indireta da União dos Estados, do Distrito Federal, dos Territórios e Municípios, além das sanções civis e penais cabíveis, serão aplicadas as penas disciplinares previstas na respectiva legislação.

- O Ministro da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Regulamento.

- Este Decreto entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Brasília, 24/04/69; 148º da Independência e 81º da República. A. Costa e Silva - Luís Antonio da Gama e Silva - Augusto Hamann Rademaker Grunewald - Aurélio de Lira Tavares - José de Magalhães Pinto - Antônio Delfim Netto - Mário David Andreazza - Ivo Arzua Pereira - Tarso Dutra - Jarbas G. Passarinho - Márcio de Souza e Mello - Leonel Miranda - Edmundo de Macedo Soares - Antônio Dias Leite Júnior - Hélio Beltrão - José Costa Cavalcanti - Carlos F. de Simas